Présentation du logiciel de Gestion des élèves par internet : Gépi

Introduction : à qui s’adresse ce document

Les quelques pages qui suivent ont été rédigées par des enseignants qui ont gérés des logiciels de notes durant plusieurs années. Ce document a été relu et corrigé par d’autres enseignants, eux aussi administrateurs d’un logiciel de notes, et, pour la quasi totalité d’entre eux, ayant fait le choix de Gépi. Ces enseignants ont fait ce travail de relecture bénévolement sans aucune finalité mercantile.

L’objectif de ce document est d’expliquer aux chefs d’établissements pourquoi le choix de Gépi est probablement le meilleur qui soit dans le cadre d’une gestion des notes informatisée.

Préliminaires

Mettre en place une gestion de notes informatisée présente de nombreuses difficultés quelque soit le logiciel utilisé. Les difficultés d’installation peuvent être nombreuses. Si une installation sur un seul poste est – presque – à la portée d’un utilisateur lambda, une installation en réseau, voire sur un serveur Internet, exige des compétences ad hoc.

Du côté des enseignants, il arrive qu’ils se montrent souvent réticents et chaque plantage / bug du programme peut être un argument pour critiquer le logiciel.

Les prix

Gépi, en plus d’être gratuit, est un logiciel libre¹. Cependant :

1. Pour utiliser Gépi par Internet, il est nécessaire de passer soit par un hébergeur (par exemple Sylogix → spécialiste Gépi) ou par un auto-hébergement en DMZ par exemple.

2. La gratuité de Gépi ne doit pas masquer une réalité économique : les personnes qui travaillent sur Gépi ont des profils différents. Certains sont fonctionnaires et fournissent un travail bénévole, d’autres sont étudiants ou chefs d’établissements. Quelques modules de ce logiciel ont nécessité un financement.

Les éditeurs de versions commerciales proposent de nombreux tarifs et il est souvent difficile de s’y retrouver. Pour résumer et faire simple, le prix de revient est compris entre 800 et 1800 € selon le type de licence choisi et le nombre d’enseignant de l’établissement.

Avantages et Inconvénients

Les avantages d’utiliser un logiciel propriétaire² (généralement ceux vendus dans le commerce) :

• Disponibilité après commande : de l’ordre d’une semaine, voire beaucoup plus si vous n’habitez pas en métropole ;

• Aide technique par téléphone ou Internet relativement efficace ;

• Rassure l’utilisateur et l’acheteur car c’est un produit massivement utilisé fait par une société privée. De surcroît, à 800 ou 1800 euros, ce ne peut être qu’un très bon logiciel !

Les inconvénients d’utiliser un logiciel propriétaire :

• Une fois que vous utilisez l’un des logiciels cités précédemment, vous ne pouvez plus en changer. En effet, les notes entrées ne sont pas exportables (après contact avec les éditeurs, certains le permettent, mais il faut vraiment bien se renseigner). Donc, si vous décidez de vous passer du programme l’année suivante, les notes sont perdues³.

• Vous payez cher un produit dont la qualité n’est pas forcément au rendez-vous. En effet, les patch (i.e. les mises à jour) sont possibles durant l’année scolaire. Il est quand même surprenant qu’à près de 800 ou 1800 euros, un logiciel ne soit pas stable et performant.

• Vous n’avez aucune garantie quant à la pérennité des données. Ainsi, si vous achetez une version définitive que vous décidez de conserver une dizaine d’années, l’éditeur peut décider que les nouvelles versions seront incompatibles avec les anciennes (dont la vôtre) et que, votre logiciel n’est plus mis à jour, cela signifiera que vous serez obligé d’acheter une nouvelle version et que vous ne pourrez probablement pas récupérer les données enregistrées avec l’ancienne version.

• L’évolution du logiciel : la demande de nouvelles fonctionnalités n’est pas prise dans tous les cas de figure. Il est possible qu’elles apparaissent, mais dans la futur version (souvent payante).

Présentation de Gépi (Gestion des élèves par internet)

Je reprends la présentation faite sur le site officiel de Gépi : « Gépi est une solution efficace de gestion et de suivi des résultats scolaires. Déployé sur un serveur, il est accessible par intranet ou internet par tous les acteurs de l’établissement. De la saisie des résultats de chaque évaluation par les professeurs à l’impression des bulletins au service scolarité, en passant par la préparation des conseils de classe, Gépi est un outil souple et facile d’accès, même pour les plus frileux à l’outil informatique. Au fil des développements, de nombreux modules sont venus s’ajouter (absences, trombinoscope, cahier de textes, ECTS, emploi du temps, examen blanc, Notanet, APB (Gépi est certifié), discipline (rapports d’incidents / retenues / exclusions), etc.), et l’accès à Gépi s’est élargi aux parents et élèves.» Gépi est compatible avec les applications Éducation Nationale (SIECLE / STS-WEB)

Gépi est un logiciel libre développé par plusieurs personnes dont des chefs d’établissement, des enseignants, d’anciens élèves de lycée etc.

Inconvénients de Gépi

• Perpétuellement en phase de développement mais toujours fonctionnel, Gépi est actuellement utilisé dans de nombreux établissements dont le nombre est difficile à évaluer. Une indication est néanmoins donnée ici :

  http://Gépi.mutualibre.org/fr/registered_schools

• Des dysfonctionnements sont probablement encore possibles mais – et c’est tout l’intérêt d’un logiciel libre – chaque « bug » peut être rapporté aux concepteurs qui auront ainsi la possibilité d’améliorer le produit pour tous. Cependant, les programmeurs de Gépi et les utilisateurs indiquent que ces « bugs » sont rares. Ils concernent souvent les nouvelles fonctionnalités.

• Dans le cas d’une mise en place de Gépi sur un serveur internet accessible 24 h / 24, les enseignants pourront, s’ils le souhaitent, entrer leurs notes, remplir leurs bulletin de chez eux avec une visibilité directe (sans temps d’attente entre l’entrée des données et l’accessibilité de celles-ci).

• L’installation de Gépi sur un serveur nécessite des compétences informatiques relativement avancées, notamment en ce qui concerne la configuration d’un serveur Apache/MySQL/PHP. Une fois installé, l’administration et l’utilisation, elles, ne requièrent aucune connaissance informatique autre que de savoir naviguer sur internet et « faire quelques clics ».

Avantages de Gépi

• Disponibilité immédiate après téléchargement (environ 10 minutes au maximum) ;

• De part son statut de logiciel libre, vous êtes assuré de la pérennité des données qui sont enregistrées dans un format lisible aujourd’hui, demain et dans 10 ans⁴ ;

• Son fonctionnement (serveur php+mysql) lui permet d’être opérationnel sur tout système d’exploitation et toutes les machines connectées au réseau peuvent être utilisées par les enseignants pour entrer leurs notes, sans avoir besoin de se placer sur un ordinateur spécifique et unique ;

• Aucune disquette ou clef usb à transférer entre la maison et l’établissement scolaire ce qui signifie qu’il n’y a pas de risque de transmission de virus ;

• Aucun programme à installer (sauf Gépi, mais une seule fois et sur le serveur), ni dans l’établissement sur les postes clients, ni chez les enseignants. Pour utiliser Gépi, un simple navigateur web suffit. Ceci implique que quelque soit le système d’exploitation présent chez les enseignants (Windows, MacOS, Linux etc.), Gépi fonctionnera (s’il est installé sur un serveur Internet évidemment).

• Dès qu’un nouvel élève intègre l’établissement, l’inscription dans la base Gépi ne demande que deux ou trois minutes (de façon manuelle ou automatique grâce aux fichiers de Siècle). L’élève est ensuite immédiatement présent dans les listes des enseignants, sans aucune mise à jour nécessaire.

• Les notes pourront être entrées au domicile de l’enseignant ou dans son établissement scolaire, peu importe. La liberté est totale, et il est tout à fait possible d’entrer ses notes, un jour au collège / lycée, et le lendemain à la maison (à condition toutefois que le serveur Gépi soit accessible via internet).

• Même si ce n’est pas l’aspect le plus intéressant, la gratuité du produit n’est pas à négliger. Cependant, comme pour toute gestion informatisée des notes, il est fréquent qu’un enseignant (mais cela n’a rien d’obligatoire) ait une H.S.A. afin de s’en occuper.

• Une liste de diffusion très active existe. Elle permet de communiquer directement avec les concepteurs du produit ainsi qu’avec les autres utilisateurs. Ce moyen de communication offre une réactivité quasi immédiate (quelques heures voire un jour ou deux) en cas de dysfonctionnement.

• Il existe également une documentation collaborative de plus en plus exhaustive :

  http://www.sylogix.org/projects/Gépi/wiki

Les points forts de Gépi

• Gestion des différents profils de la communauté éducative (enseignants, élèves, parents, scolarité, vie scolaire) et création de statuts personnalisés avec des droits « à la carte » ;

• Possibilité d’éditer les bulletins aux formats html et/ou pdf suivants des modèles propres à l’établissement ;

• Possibilité d’ajouter au bulletin le relevé de note de la période (impression recto – verso) ;

• Possibilité de signaler les erreurs des bulletins ;

• Possibilité de corriger les appréciations des bulletins grâce à un compte « secours » ;

• Présence d’un dictionnaire de lapsus (personnalisable) permettant de corriger automatiquement certaines fautes sur les bulletins ;

• Possibilité de signaler les erreurs d’affectation des élèves dans les classes ;

• Accessibilité immédiate des données saisies … pas besoin d’attendre la mise à jour des données ;

• Possibilité d’import des notes et des appréciations depuis un tableur ;

• Possibilité d’export des notes au format « tableur » ;

• Mise à disposition des enseignants de statistiques pour remplir les livrets scolaires ;

• Présence d’un module d’absence (avec gestion des envois de courriers postaux, électroniques et SMS/texto) ;

• Présence d’un module trombinoscope avec possibilité pour chaque enseignant de faire un plan de classe et de faire l’appel depuis ce plan ;

• Possibilité d’interaction avec Sacoche (logiciel de suivi d’acquisition de compétences) ;

• Possibilité d’ajout de nouvelles fonctionnalités au travers d’un module de plugins → il existe, par exemple, un plugin « carnet de liaison » permettant une interaction entre les responsables légaux, l’administration et les enseignants (rédaction de mots, pièces jointe …) ;

• Sauvegardes des cahiers de texte ;

• Consultation possible des cahiers de textes par un inspecteur ;

• Gestion des conseils de classes avec graphiques, saisie des appréciations et mentions, possibilité de visualiser les absences, les résultats des années antérieures ;

• Etc.

Et la sécurité ?

Comme vous l’avez compris, l’utilisation de Gépi se fait par Internet, ce qui peut poser des problèmes de sécurité et de confidentialité. L’utilisation de certificats SSL (https) permet de sécuriser les donnée transitant sur internet. Ces certificats peuvent être achetés ou autosignés.

Quel choix ?

Évidemment, ce document, bien que très objectif, vise à promouvoir Gépi …..